Организация почтовой системы

Организация почтовой системы

Установка собственного почтового сервера или настройка на сервер провайдера, организация доступа к почте компании с любых устройств и из любых точек мира, борьба со спамом

Обмен электронной почтой компании организуется с помощью обмена через почтовый сервер.

Варианты реализации почтового обмена

  • Для нескольких сотрудников зачастую применяется использование внешнего бесплатного почтового хостинга(mail.ru, yandex.ru). Данный вариант обладает двумя преимуществами - он совершенно бесплатен и работает без сбоев. К некоторым плюсам можно отнести борьбу со спамом(которая иногда отсекает письма и надежных отправителей) 
  • Аренда почтового сервиса у хостера, обычно того же, где располагается и сайт компании. Плата за пользование сервисом пропорциональна объему тарифного плана хостинга. Часто хостер предлагает расширенную систему управления почтой, через веб-интерфейс, которая позволяет управлять маршрутизацией почты, почтовыми ящиками, адресными книгами - то есть обладает некоторыми функциями нормального почтового сервера. Но и стоимость такой услуги обычно в несколько раз выше. 
  • Внутренний почтовый сервер компании - наиболее эффективный вариант почтового обмена для компании. Может использоваться для компаний с числом сотрудников более трех(в варианте установки на виртуальную машину), позволяя организовать удобный почтовый обмен даже для небольших организаций и удаленных офисов. Особенно необходим для компаний, ведущих активный обмен почтой с внешними адресатами и внутренней корреспонденцией.
 Мы организуем обмен электронной почтой компании по любому из вариантов, в том числе и комбинируя эти способы, если у компании уже присутствуют какие-то почтовые ящики на различных доменах.

В чем плюсы?

Внутренний почтовый сервер дает возможность пользоваться следующими преимуществами:
  1. Внутри компании почта доставляется практически мгновенно 
  2. Вся почта хранится на сервере с надежным зарезервированным хранилищем, что позволяет иметь практически неограниченный объем хранимой почты за много лет. Также это гарантирует, что контрагенты никогда не получат сообщение "Письмо не может быть доставлено, на сервере назначения не хватает места." 
  3. Любое удаленное письмо может быть восстановлено, что исключает как случайные потери, так и специальное удаление важной корреспонденции 
  4. Конфликты типа "мы не получали письма" исключены - могут быть проанализированы протоколы и выяснено, была ли доставлена почта, и если нет - то почему.
  5. В компании используется внутренняя адресная книга, в которой сотрудники могут быть упорядочены по отделам. Там же могут храниться и внешние контакты. Это сильно ускоряет работу и позволяет избежать утери контактов 
  6. Входящая почта маршрутизируется по группам доставки - письмо копируется членам этой группы. Также почта может доставляться в общую папку для одновременного доступа нескольких сотрудников(на папку устанавливаются права доступа, например, только просмотр) 
  7. Почтовый сервер позволяет управлять задачами - управлять как личными задачами, так и назначать задачи другим сотрудникам и отслеживать их выполнение. Задачи могут быть созданы на основе письма. Напоминания позволяют контролировать выполнение. 
  8. Письма могут дополняться корпоративной подписью или баннером-ссылкой на сайт 
  9. Почта с внешних ящиков и бесплатных сервисов может забираться по расписанию 
  10. Пароли от внешних ящиков теперь не могут быть утеряны - в windows они совпадают с доменным паролем пользователя. Даже если пользователь его забыл, пароль легко поменять(это не обращение к хостеру обратным с требованием подтвердить права на домен,который часто оформлен даже не на организацию) 
  11. Возможно иметь веб-интерфейс для почтового ящика, что гарантирует доступ ко всем сервисам сервера из любого места, где есть интернет. Также возможно подключение клиентов Android и Apple по защищенным протоколам 

Стоимость


Как реализуется 

Вариант реализации зависит от объема почтового обмена и требуемых функций. Для небольших организаций обычно достаточно виртуальной машины с почтовым сервером, для более крупных - выделенный сервер, возможно с внешним хранилищем. Для удаленных филиалов можно как использовать подключение к серверу в центральном офисе, так и установить свой небольшой сервер(что сократит использование интернет-канала в филиале).
Возможно использование как бесплатного ПО, так и коммерческого. Мы обычно устанавливаем Microsoft Exchange, Kerio Connect, Communigate Pro, sendmail.